GEK-applikation

Privatlivspolitik og brugerbetingelser for GEK applikation Når du opretter dig som bruger i GEK applikation, accepterer du, at Gentofte Rideklub behandler dine personoplysninger som beskrevet nedenfor. GEK applikation bruges til booking af folde for klubbens medlemmer og til kommunikation omkring klubben, herunder opslagstavlefunktion. 1. Dataansvarlig Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er: GEK Gentofte Rideklub CVR-nr.: 85368028 Adresse: Maltegårdsvej 20, 2820 Gentofte Kontaktperson: Gentofte Rideklub (Bestyrelse) Gentofte Rideklub ejer, driver og administrerer GEK applikation. Det betyder, at Gentofte Rideklub bestemmer, hvilke oplysninger der behandles i systemet, hvorfor de behandles, og hvordan systemet anvendes. Der er derfor ikke tale om, at en ekstern leverandør behandler oplysningerne på vegne af klubben som selvstændig databehandler. Gentofte Rideklub er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne i applikationen. 2. Formål med behandlingen GEK Gentofte Rideklub behandler dine personoplysninger for at kunne: 1. oprette og administrere din brugerprofil, 2. give dig adgang til GEK applikation, 3. gøre det muligt for dig at booke folde, 4. vise relevante bookingoplysninger til andre brugere, 5. give administratorer mulighed for at administrere bookinger, 6. kommunikere med klubbens medlemmer via opslagstavlefunktion, 7. håndhæve klubbens bookingregler, 8. forebygge misbrug af applikationen, 9. fejlfinde og sikre teknisk drift af systemet. 3. Hvilke oplysninger behandler vi? Når du opretter dig som bruger, behandler Gentofte Rideklub følgende oplysninger om dig: 1. fulde navn, 2. e-mailadresse, 3. telefonnummer, 4. adgangskode, 5. bruger-ID, 6. bookingdatoer og bookingtidspunkter, 7. antal bookinger, 8. historik over tidligere bookinger, 9. historik over slettede eller aflyste bookinger, 10. tekniske logs og IP-adresse, hvis det er nødvendigt for fejlfinding eller forebyggelse af misbrug. Gentofte Rideklub behandler ikke følsomme personoplysninger i GEK applikation. Administratorer må ikke skrive interne noter om brugere i systemet. 4. Hvilke oplysninger kan andre brugere se? Når du booker en fold, kan andre brugere se de oplysninger, der er nødvendige for at bookingfunktionen fungerer. Andre brugere kan se: 1. dit fulde navn, 2. dit telefonnummer, 3. din booking. Dit telefonnummer vises, så andre medlemmer kan kontakte dig, hvis det er nødvendigt i forbindelse med brug af foldene. 5. Hvilke oplysninger kan administratorer se? Administratorer og superadministratorer kan se de oplysninger, der er nødvendige for at administrere systemet og klubbens bookingregler. Administratorer kan blandt andet se: 1. dit fulde navn, 2. dit telefonnummer, 3. din e-mailadresse, 4. dine bookinger, 5. tidligere bookinger, 6. slettede eller aflyste bookinger, indtil de slettes løbende. Administratorer kan ændre eller slette bookinger, hvis det er nødvendigt for klubbens drift, administration eller håndhævelse af bookingregler. Opslagstavle GEK applikation indeholder en opslagstavle, som kan bruges af klubbens brugere til klubrelateret kommunikation. Kun brugere, som administrator har givet tilladelse, kan oprette opslag på opslagstavlen. Alle godkendte brugere kan læse opslag og kommentere på eksisterende opslag. Opslag må kun indeholde tekst og skal være relevante for Gentofte Rideklub, klubbens aktiviteter, hverdagen i stalden eller andre forhold med naturlig tilknytning til klubben. Opslag kan for eksempel handle om aktiviteter, stævner, hjælp i stalden, part, undervisning, køb og salg eller andre emner, der er relevante for klubbens medlemmer. Opslagstavlen må ikke anvendes til indhold, der er uvedkommende for klubben. Brugere med opslagstilladelse kan også slette deres egne opslag. Brugere kan ikke redigere opslag, medmindre funktionen senere bliver tilføjet. Når en bruger opretter et opslag eller en kommentar, vises brugerens navn sammen med opslaget eller kommentaren. Telefonnummer og e-mailadresse vises ikke på opslagstavlen, medmindre brugeren selv vælger at skrive oplysningerne i teksten. Brugere opfordres til ikke at skrive private kontaktoplysninger i opslag eller kommentarer, medmindre det er nødvendigt. Opslag og kommentarer må ikke indeholde følsomme oplysninger, herunder oplysninger om helbred, diagnoser, handicap, konflikter, økonomi, CPR-nummer eller andre private forhold. Alle opslag og kommentarer skal holdes i en god og respektfuld tone. Opslagstavlen må ikke bruges til chikane, mobning, trusler, krænkende indhold, injurier, udhængning, interne konflikter eller anden kommunikation, som Gentofte Rideklub vurderer som upassende. Gentofte Rideklub kan uden varsel redigere, skjule eller slette opslag og kommentarer, hvis klubben vurderer, at indholdet er i strid med disse brugerbetingelser, ikke er relevant for klubben eller på anden måde er uhensigtsmæssigt. Opslag slettes som udgangspunkt automatisk efter 7 dage, medmindre opslaget er markeret til at skulle beholdes. Alle brugere kan markere opslag til at skulle beholdes, men administratorer kan til enhver tid fjerne markeringen eller slette opslaget. Opslagstavlen kan sende notifikationer til brugere, hvis notifikationsfunktionen er aktiveret, eller hvis brugeren selv har valgt at modtage notifikationer. Brugeren er selv ansvarlig for det indhold, brugeren opretter eller kommenterer på opslagstavlen. Gentofte Rideklub er ikke ansvarlig for private aftaler mellem medlemmer, herunder aftaler om køb, salg, part, undervisning, pasning eller anden privat udveksling mellem brugere. Børn og unge under 18 år kan bruge opslagstavlen på samme vilkår som øvrige brugere. Ved brugere under 18 år forudsættes det, at brugen er godkendt af forælder eller værge. 6. Børn og unge under 18 år Børn og unge under 18 år kan oprette sig som brugere i GEK applikation. Ved oprettelse af en bruger under 18 år betragtes oprettelsen og accepten af disse vilkår som godkendt af forælder eller værge. Forælder eller værge bør derfor sikre sig, at oplysningerne er korrekte, og at barnet/den unge forstår, hvordan applikationen bruges. 7. Bookingregler og brug af oplysninger GEK applikation bruger oplysninger som bruger-ID, dato, tidspunkt og antal bookinger til at håndhæve klubbens bookingregler. Systemet blokerer ikke automatisk brugere ved brud på bookingregler. Administratorer kan dog ændre eller slette bookinger, hvis det er nødvendigt. 8. Notifikationer og e-mails GEK applikation sender som udgangspunkt ikke almindelige e-mails eller SMS-beskeder til brugerne. Du kan dog vælge at modtage notifikationer, hvis funktionen er aktiveret i systemet. WordPress kan sende nødvendige systemmails, for eksempel hvis du skal nulstille din adgangskode. 9. Hosting og teknisk drift GEK applikation er baseret på WordPress og hostes på et WordPress-hotel. Hosting leveres af: Nordicway ApS Databasen er placeret i EU. Der anvendes ikke Firebase, Supabase eller anden ekstern database. Der anvendes ikke SMS-leverandør. Der anvendes ikke Google Analytics, Meta Pixel eller tilsvarende analyseværktøjer. Der anvendes ikke cookies ud over nødvendige tekniske cookies til login, session og sikker drift af applikationen. 10. Sikkerhed GEK Gentofte Rideklub arbejder for at beskytte dine oplysninger. Der anvendes blandt andet følgende sikkerhedsforanstaltninger: 1. Applikationen anvender HTTPS/SSL. 2. Alle brugere har personligt login. 3. Administratorrettigheder er begrænset til relevante personer. 4. Adgangskoder opbevares ikke i klartekst, men håndteres efter WordPress' almindelige sikkerhedsstandarder. 5. Adgang til administration og database begrænses til personer med et sagligt behov. 6. Der tages backup ugentligt. 7. Backup opbevares i op til 3 måneder. Der anvendes ikke to-faktor-login for administratorer. Der føres ikke særskilt log over administratorhandlinger, medmindre dette senere indføres. 11. Hvor længe gemmer vi dine oplysninger? Gamle bookinger slettes løbende og opbevares som udgangspunkt i højst 30 dage. Slettede og aflyste bookinger slettes ligeledes løbende. Hvis din bruger slettes, slettes dine personoplysninger i systemet, medmindre Gentofte Rideklub har en konkret og saglig grund til midlertidigt at opbevare enkelte oplysninger. Backup kan dog indeholde oplysninger i op til 3 måneder, hvorefter oplysningerne slettes som led i den almindelige backupcyklus. 12. Dine rettigheder Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til de oplysninger, Gentofte Rideklub behandler om dig. Du kan blandt andet have ret til: 1. at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, 2. at få urigtige oplysninger rettet, 3. at få oplysninger slettet, 4. at få behandlingen begrænset, 5. at gøre indsigelse mod behandlingen, 6. at få udleveret oplysninger, du selv har givet til os. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte GEK Gentofte Rideklub. 13. Kontakt Hvis du har spørgsmål til GEK applikation eller behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte: GEK Gentofte Rideklub Kontakt: Gentofte Rideklub (Bestyrelse) Adresse: Maltegårdsvej 20, 2820 Gentofte 14. Klage Hvis du er utilfreds med Gentofte Rideklubs behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte klubben, så vi kan forsøge at finde en løsning. Du har også ret til at klage til Datatilsynet. 15. Accept ved oprettelse Når du opretter dig som bruger i GEK applikation, bekræfter du, at: 1. du har læst og forstået denne privatlivspolitik og disse brugerbetingelser, 2. de oplysninger, du indtaster, er korrekte, 3. du accepterer, at GEK Gentofte Rideklub behandler dine oplysninger som beskrevet, 4. hvis brugeren er under 18 år, er oprettelsen godkendt af forælder eller værge. 16. Ændringer Gentofte Rideklub kan opdatere denne privatlivspolitik og disse brugerbetingelser, hvis applikationen ændres, eller hvis der sker ændringer i behandlingen af personoplysninger. Ved væsentlige ændringer vil brugerne blive orienteret i applikationen.